ConectX, soluția privată „all in one” pentru digitalizarea administrației publice

Platforma de tehnologie ConectX, dezvoltată cu o investiție totală de peste zece milioane de euro de către un grup de antreprenori români și străini, are setat obiectivul de a aduce toate insituțiile publice pe aceeași platformă. Soluțiile perfecționate timp de aproape zece ani, atât cât a durat etapa de cercetare și dezvoltare, deja sunt implementate de circa 120 de instituții ale statului, iar rezultatele sunt impresionante: a crescut eficiența funcționarilor, costurile cu consumabilele „efectiv s-au topit”, iar încrederea și satisfacția cetățenilor au crescut simțitor. Coordonatorul proiectului este George Anghel, cel care a condus timp de zece ani Ghişeul.ro, unul dintre puținele succese ale statului român în domeniul digitalizării. 

Digitalizarea este soluția pentru dezvoltarea României. Acest mesaj îl auzim de mai bine de un deceniu atât de la mediul de afaceri, cât și de la guvernanți. Totuși, lucrurile nu par a se mișca deloc în direcția bună. Puținele reușite, cum ar fi platforma ghiseul.ro, sunt doar exemplele care confirmă regula: statul român nu are capacitatea de a implementa noile tehnologii. Cauze sunt multe, de la lipsa unei viziuni unitare până la piedicile puse de birocrație. Aceste lucruri au fost observate de fondatorii platformei ConectX, care și-au propus să dezvolte pe cont propriu soluțiile de care administrația din România ar avea nevoie pentru a oferi cetățenilor servicii publice adaptate vremurilor, dar și rigorilor unei societăți dezvoltate.

„Obiectivul pe care l-am avut încă de la început, când am lansat platforma, a fost de a oferi cetățenilor o singură cale de acces către toate institu țiile din România. Am spus că, într-un fel sau altul, trebuie să găsim o variantă în care cetățenii să nu mai fie puși pe drumuri, să nu se mai plimbe de la o instituție la alta și să poată să interacționeze atunci când au nevoie, cum au ne-
voie, în funcție de ce au nevoie, cu orice fel de instituție din România. Credem cu tărie că este o valoare adăugată foarte mare pentru absolut toată societatea. Noi îi spunem «one stop all institutions» – adică o singură oprire pentru toate in-
stituțiile”, explică George Anghel, managing partner ConectX.

Analiza bună face businessul mare

Lăudabilul demers a avut însă nevoie de investiții masive – în muncă, timp și bani – până să prindă contur. Cea mai mare problemă a fost lipsa unei baze de date unitare și corecte la nivelul administrației, care să reprezinte fundația pe care să se construiască proiectul. Realizarea acesteia, iar apoi analiza specificului fiecărei instituții au durat enorm.

„Perioada de research and development, pentru că a fost un veritabil research and development prin care am trecut, a durat șapte ani. Însă și după martie 2020, când a fost dat în producție, procesul a continuat, noi având o echipă dedicată care numai asta face, pentru că descoperim în permanență lucruri noi, trebuie să luăm decizii, trebuie să alocăm resurse, să investigăm fiecare scenariu în parte, apoi să decidem care dintre ele este cel legal, corect și cel mai prietenos pentru toate părțile care trebuie să colaboreze. E un demers care nu se va opri niciodată”, explică George Anghel de ce abia acum, după zece ani, platforma este complet pregătită să rezolve problemele administrației publice.

Și tot aici găsim și explicația sumei imense investite de fondatori, de peste 10 milioane de euro. ConectX nu este doar o soluție informatică, ci o adevărată radiografie a ecosistemului instituțiilor publice, o imagine pe care probabil nici statul român nu o are. De exemplu, arată coordonatorul ConectX, în momentul acesta avem 14.456 de instituții cu personalitate juridică și încă aproximativ 6.000 de subordonate. În total, peste 20.000 de entități publice. „Suntem într-o formă de stat ierarhizat cu multe și profunde straturi de guvernanță instituțională. Am reușit să împărțim instituțiile pe tipuri de instituții, pentru că niciun tip de instituție nu seamănă cu celălalt. Și atunci, abordarea guvernanței digitale trebuia făcută pe fiecare dintre aceste verticale. Administrația centrală are un specific, administrația locală are un alt specific, primăriile, consiliile județene, deconcentratele au fiecare dintre ele specificul lor. Și a trebuit, practic, să facem câte un costum personalizat pentru fiecare dintre aceste
tipuri de instituții. Însă, când am găsit costumul, am și standardizat mărimile pentru toată lumea, pentru că, vedeți, în sectorul public, indiferent cât este de mare sau de mică instituția publică, dacă este de același tip, ea trebuie să facă exact același lucru”, sintetizează George Anghel o altă mare provocare a platformei ConectX, aceea de a oferi o soluție standardizată, unitară, care să garanteze respectarea „la virgulă” a legislației naționale și internaționale. „A fost aspectul la care noi nu am dorit să facem niciun fel de compromis – partea de legislație, unde am luat-o ca o axiomă, de la care să nu ne abatem deloc, pentru că tentația este mare din punctul ăsta de vedere… fiecare instituție vine și spune «nu-mi faci și mie aici o floricică sau ceva». Nu doar că am reușit să înțelegem foarte bine aspectele legale, am reușit să le transmitem și lor această grijă față de legalitate și cumva să adere la un mod de lucru standardizat, pentru că poate părea uimitor, nu doar noi, cetățenii, ne-am săturat de haos ci și funcționarii s-au săturat de haos, și atunci începem să ne mișcăm unii către ceilalți într-o abordare comună, care se numește ConectX”, spune coordonatorul ambițiosului proiect.

Guvernanță digitală

Cu alte cuvinte, lucrând cu platforma, funcționarii au totul standardizat și sunt feriți de greșeli. „Diferența mare față de toate celelalte aplicații care există în piață este că ConectX a venit pentru prima dată cu un model de guvernanță digitală. Nu mai e o simplă aplicație pe care o foloseau funcționarii să-și facă treaba, este un climat, un ecosistem care contribuie activ la realizarea sarcinilor, la transparență, la trasabilitate, la tot. Adică nu mai e un simplu instrument care putea fi folosit cum se dorea, instrumentul știe el însuși cum trebuie folosit. Unul dintre feedbackurile în care ne-au bucurat a venit din partea unui funcționar care a spus că lucrează acolo de 20 de ani și a fost pentru prima dată când a înțeles ce face. Sistemul forțează așadar capacitatea de înțelegere , crește nivelul de responsabilitate a fiecărei persoane și nu mai permite neclarități și neînțelegeri care vulnerabilizează pe toată lumea, și pe funcționari, și pe cetățeni”, punctează George Anghel.

În spatele liniilor de cod

ConectX nu presupune doar o componentă software, ci și pe cea hardware. „Am montat toată infrastructura în cloud și am oferit toate cele trei niveluri pe care cloud-ul guvernamental le caută astăzi – infrastructure as a service, platform as a service și software as a service – într-o singură soluție. Practic, am dat o mașină la cheie fiecărei instituții, niciuna dintre ele nemaiputând să coboare sub standardul acela tehnologic. Este practic o uniformizare la nivel național a infrastructurilor hardware, un upgrade calitativ absolut senzațional care se face. Ne spuneau la un moment dat funcționarii că au senzația că au trecut din Evul Mediu direct în vârful modernității. Pentru ei, ConectX a fost dovada vie nu numai că se poate, dar că digitalizarea nu este un inamic al funcționarilor publici, ci din contră, pentru că nu a plecat niciunul din instituțiile în care noi am implementat, iar modul în care își fac treaba, confortul pe care îl au, viteza, optimizările, eficiența cu care lucrează, randamentul pe care îl au după o zi de lucru sunt senzaționale”, spune managing partner-ul ConectX. „Gândiți-vă că într-o direcție de asistență socială unde o dispoziție putea să dureze și 5-6 zile până când se emitea, până se adunau semnăturile, până se luau toate aprobarile… acest lucru a ajuns să se facă în șase minute. Diferența este colosală când pleci de la modul acela arhaic, tradițional, de lucru pe hârtie, și treci la cel mai înalt nivel de guvernanță digitală instituțională. Unde este implementat ConectX, nu o să mai vedeți oameni cu hârtiile pe holurile instituției, nu o să mai vedeți cozi la ușile șefilor ca să se semneze documentele, nu o să mai vedeți mapă la semnat, nu mai există deloc mapă la semnat, la fel cum nu mai există persoane care să arhiveze fizic documente”, continuă acesta. Iar economiile de timp și spațiu nu sunt singurele. „Avem instituții care și-au redus consumul de hârtie cu 95-98%, adică a scăzut de la 2.500 topuri de hârtie pe an la 40. Avem costurile cu curierii. Gândiți-vă că orice hârtie care iese dintr-o instituție și trebuie să ajungă în altă parte, cineva trebuie să vină să o ia. Consumabilele, imprimantele, scannerele, toate serviciile adiționale care rezultă de aici – economiile sunt semnificative în urma digitalizării”, arată George Anghel.

Teoretic, prețul noilor tehnologii nu este unul mic, mai ales în faza de implementare. Totuși, după ce funcționarii au primit trainingurile necesare și s-au obișnuit cu noul mod de lucru, costurile nu reprezintă o problemă. Iar asta fără a pune în ecuație economiile substanțiale care se obțin de pe urma digitalizării. Cert este că toate aceste atuuri au făcut ca în ultima perioadă solicitările pentru soluția ConectX să crească exponențial. Prin urmare, fondatorii au trecut la următoarea etapă de dezvoltare a afacerii: numele platformei urmează să inspire și denumirea entității juridice care o administrează, iar pentru cei 150 de angajați a fost închiriat un etaj întreg într-o clădire de birouri emblematică din Piața Victoriei.

„Am crescut, structura echipei s-a modificat de-a lungul timpului – a fost perioada aceea de research and development, unde au fost resurse multe alocate în zona de dezvoltare, după care au început să apară componentele de sales, comunicare, marketing. În momentul în care ai găsit «Sfântul Graal» al digitalizării administrației, el se adaptează pe orice scenariu pe care administrația îl are. În același timp însă, încep să crească echipele de implementare, încep să crească echipele de marketing, de vânzări”, explică coordonatorul ConectX, care mai precizează că politica de resurse umane este influențată și de filozofia de business: suportul la cel mai înalt nivel de calitate acordat de dezvoltator clienților în exploatarea platformei este fundația încrederii acestora. Iar de pe urma acestei strategii ajunge să beneficieze fiecare cetățean. „Transparența și trasabilitatea pe care ConectX le aduce în viața instituțională generează valoare adăugată în cascadă – cetățeanul are o vizibilitate în interiorul instituției similară cu cea de la firmele de curierat. Adică știi în orice moment la cine, unde, în ce context se află lucrarea ta și cam cât timp mai e până când se rezolvă”, mai spune George Anghel. De asemenea, ConectX este și un agregator de plăți. Există conexiune cu mai mulți furnizori de plăți în sistem și informațiile vin de la instituțiile unde aceste debite sunt înregistrate și sunt puse la dispoziția oricărui cetățean.