Cum să alegi locația de stocare în cloud pentru arhivarea digitală a documentelor

Alegerea locației de stocare în cloud pentru arhivarea digitală a documentelor necesită o evaluare atentă a mai multor factori calitativi, funcționali și de conectivitate. Iată care sunt criteriile de care să ții cont, pentru a lua cea mai bună decizie în legătură cu păstrarea în format digital a documentelor firmei tale.

Verifică opțiunile de securitate a locației de stocare în cloud

Asigură-te că firma respectivă oferă criptare pentru datele stocate și transferate sub formă de arhivă electronică. Verifică dacă furnizorul de cloud are certificări de securitate recunoscute, cum ar fi ISO 27001, SOC 2 și alte standarde relevante. Citește și înțelege politica de confidențialitate a furnizorului, pentru a vedea cum sunt gestionate și protejate datele tale.

Vei avea nevoie de opțiuni pentru autentificare cu doi factori și control al accesului la fișiere. Asigură-te că sunt utilizate metode de criptare puternice, cum ar fi AES-256. De asemenea, este important ca locația de stocare să respecte reglementările specifice industriei tale (de exemplu  General Data Protection Regulation -GDPR,  Health Insurance Portability and Accountability Act – HIPAA ș.a.).

Analizează costurile cu arhivarea digitală a documentelor

Estimează volumul de date care urmează să fie arhivate și determină perioada pentru care documentele vor trebui să fie arhivate. Aceste detalii influențează costurile finale. Ia în calcul și frecvența accesării documentelor, cerințele de securitate și configurarea profilurilor de useri pentru arhivele digitale în cloud. 

Compară costurile per GB oferite de diferiți furnizori de stocare în cloud și verifică taxele pentru accesarea datelor (de exemplu, costurile pentru recuperarea datelor arhivate). După ce ți-ai făcut o idee despre ordinul de mărime al cheltuielilor și calibrarea bugetului disponibil, adaugă și costurile asociate cu transferul datelor către și din cloud.

Apelează la experți în securitatea arhivelor electronice și creează un sistem de eliminare a redundanței datelor, alături de replicarea în multiple regiuni, pentru siguranță. Optează pentru locațiile de stocare în cloud care îți asigură aceste servicii adiționale (la care poți să adaugi criptarea datelor și gestionarea ciclului de viață a datelor).

Estimează ușurința în utilizare și compatibilitatea cu sistemele din firmă

Alege un furnizor cu un record solid de uptime și SLA (Service Level Agreement) favorabil. Verifică dacă furnizorul face backup automat și oferă opțiuni de recuperare în caz de pierdere a datelor. După testarea acestor funcționalități, evaluează eficiența funcțiilor de căutare și organizare a documentelor.

Asigură-te că soluția se integrează bine cu alte aplicații și servicii pe care le folosești. În acest sens, vezi dacă serviciul oferă API-uri și conectori care permit integrarea cu sistemele tale existente (ERP, CRM, etc.). Este importantă și compatibilitatea cu software-ul utilizat în firmă (de exemplu, Microsoft Office, Google Workspace).

Nu în ultimul rând, verifică dacă serviciul de stocare în cloud poate crește odată cu nevoile firmei tale. Scalabilitatea este un criteriu de bază pentru performanța firmei tale, pe termen lung. Furnizorul potrivit va potența dezvoltarea sistemului informațional al companiei, așa că alege informat!

Vezi care sunt serviciile auxiliare disponibile pentru locația de stocare în cloud

În alegerea unei locații de stocare în cloud, ia în considerare disponibilitatea serviciilor de backup și recuperare a datelor. Verifică frecvența cu care sunt efectuate backup-urile, cât de ușor pot fi recuperate datele și dacă există costuri suplimentare pentru aceste servicii.

Pe lângă capacitatea de a recupera datele, funcțiile de sincronizare și partajare a datelor sunt esențiale pentru un flux de lucru eficient. Acestea permit utilizatorilor să acceseze și să lucreze cu documentele de oriunde, pe orice dispozitiv. Detaliile de funcționare, limitele și costurile acestor funcții sunt elemente cheie de analizat când decizi care este furnizorul de cloud pentru arhiva electronică a firmei tale. 

Acordă atenție serviciilor de suport tehnic. Atunci când apare o problemă cu serviciul de stocare în cloud, ai nevoie de o echipă de suport disponibilă pentru a rezolva rapid problema. Informează-te despre disponibilitatea serviciului de suport, canalele de comunicare și timpul mediu de răspuns. Prin aplicarea criteriilor prezentate, vei alege cea mai potrivită locație de cloud storage pentru documentele firmei tale.