Deși noțiunea în sine de cheltuială de protocol nu este definită și reglementată conceptul, printr-o definire explicită și exactă a acesteia, de prevederile cadrului normativ, cea mai apropiată valență pe care o putem da noțiunii de cheltuială de protocol este cheltuiala făcută în scopul reprezentării firmei către terți. Pe de altă parte însă, regimul de deductibilitate fiscală al cheltuielilor de protocol este prevăzut atât la nivelul bazei impozabile a profitului, cât și al TVA, analizat în mod distinct în raport de obiectul în sine al acțiunii de protocol (respectiv, bunuri sau servicii).
Înainte de a trece la analiza pe fond a acestui regim fiscal, vreau să subliniez că este relevantă din punct de vedere fiscal calificarea fiscală a cheltuielilor respective ca fiind de protocol, în raport de documentele suport cu rol justificativ ce se cer a fi întocmite în acest sens. Astfel, este recomandabil să fie întocmite documente justificative interne (gen referat de protocol, lista bunurilor și serviciilor achiziționate pentru acțiunile de protocol și, de preferat, regăsite la acest capitol în bugetul de venituri și cheltuieli al firmei, invitații, procese verbale etc.); chiar dacă acestea nu sunt standardizate și reglementate punctual de referențialul normativ, întocmirea acestora joacă un rol important în calificarea fiscală a substanței și conținutului economic al acelor cheltuieli ca fiind de protocol. În caz contrar, există riscul de recalificare fiscală a acestora (de către orgnele fiscale) ca fiind avantaje salariale în natură, inclusiv în ipoteza în care cheltuielile respective sunt calificate fiscal de firmă ca fiind cheltuieli de protocol integral nedeductibile fiscal (atât la nivel de TVA, cât și din baza impozabilă a profitului), cu implicații la nivelul obligațiilor fiscale generate la nivelul firmei.
În ceea ce privește exercitarea deductibilităților fiscale la nivel de TVA, aceasta diferă ân raport de obiectul acțiunilor de protocol.
Pe cale de consecință, dacă obiectul acțiunilor de protocol este reprezentat de bunuri (cum ar fi – parfumuri și obiecte cosmetice, coșuri cadou achiziționate ca atare ca un tot unitar, pixuri, ace de cravată etc.), ne raportăm la prevederile normelor de aplicare pentru art. 270 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal și regăsite la pct. 7 alin. (12) lit. a), conform cărora TVA de la achiziția bunurilor acordate ulterior cu titlu gratuit (cadou), în cadrul acțiunilor de protocol, poate fi dedusă pentru o valoare echivalentă de 100 lei (exclusiv TVA). De asemenea, prin raportare la prevederile pct.7 alin.(12) lit.a din Normele metodologice date in aplicarea art. 270 alin.(8) lit.c cod fiscal, dacă valoarea bunului achiziționat și acordat ulterior cu titlu gratuit de protocol depășește pragul valoric de 100 lei (exclusiv TVA), se impune colectarea TVA pentru depășirea de plafon prin emiterea unei autofacturi. Baza impozabilă aferentă prin însumarea valorilor privind depășirile de plafon și taxa colectată aferentă se înscriu în autofactura reglementată la art.319 alin.(8) cod fiscal, care se înregistrează în decontul de TVA al perioadei fiscale în care bunurile respective au fost acordate cu titlu gratuit și a fost depasit plafonul anterior mentionat. Prin normele metodologice date în aplicarea textelor de lege la care am făcut trimitere anterior, se face distincția între noțiunea de produs și cea de cadou, în sensul că un cadou reprezintă ceea ce este acordat gratuit unui singur partener de afaceri și poate conține unul sau mai multe produse. În aceste circumstanțe, raportarea la încadrarea în plafonul valoric de 100 lei (exclusiv TVA) se realizează prin însumarea tuturor produselor (unul sau mai multe, dupa caz) care formează un singur cadou.
Dacă obiectul acțiunilor de protocol este reprezentat de serviciile acordate partenerilor de afaceri (exemplu cel mai des întâlnit în practică fiind cel al meselor servite la restaurant) analiza fiscală nu se mai raportează la pragul valoric de 100 lei (exclusiv TVA), ci la justificarea faptului că acestea sunt realizate în scopuri legate de activitatea economică a firmei, pentru a se evita recalificarea fiscală a acestora. Per a contrario, suma TVA aferentă serviciilor prestate (spre exemplu, prin oferirea unei mese la restaurant) nu poate fi dedusă în situația în care nu se poate justifica faptul că aceste cheltuieli sunt efectuate în legătură de cauzalitate cu sustinerea activitatilor economice ale firmei, conform art. 271 alin. (5) lit. a) din Codul fiscal coroborat cu pct. 8 alin. (8) din normele metodologice date în aplicarea respectivului text de lege.
Din punctul de vedere al deductibilităților fiscale la nivelul cheltuielilor din baza impozabilă a profitului, regimul fiscal al acestora este tratat în mod unitar, fără a exista o diferențiere în raport de obiectul acțiunilor de protocol (respectiv, bunuri sau servicii, ca în cazul TVA), fiind reglementat la art. 25 alin. (3) lit. a) din Codul fiscal. În acest sens, cheltuielile de protocol au o deductibilitate fiscală parțială, în limita unei cote de 2% aplicată asupra profitului contabil, la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol, cu mențiunea suplimentară că în cadrul cheltuielilor de protocol se includ și cheltuielile înregistrate cu taxa pe valoarea adăugată colectată pentru cadourile în bunuri oferite și care au o valoare mai mare de 100 lei; exclusive TVA.
Cele expuse anterior reprezintă o opinie personală, în raport de înțelegerea mea a textelor de lege, fiecare dintre dvs. urmând însă să aplice propriile raționamente fiscale pe care le apreciază necesare în această direcție. În incheiere, vreau să subliniez faptul că documentele suport cu rol justificativ (la care am făcut referire anterior) au rolul, pe fond, de a defini substanța economică a cheltuielilor respective ca fiind de protocol și nu de a delimita deductibilitatea fiscală în sine a acestora.
