Studiu EY România: Cât de pregătite sunt companiile din România să se conformeze facturării electronice

Sistemul RO e-Factura ar putea deveni obligatoriu la nivel generalizat, chiar începând cu 1 ianuarie 2024, pentru toate tipurile de tranzacții între firmele stabilite în România. 

La finele lunii iulie 2023, Consiliul Uniunii Europene a acordat României derogarea de a aplica măsuri speciale pentru adoptarea facturării electronice obligatorii, decizia fiind aplicabilă pentru perioada 1 ianuarie 2024 – 31 decembrie 2026. 

Având în vedere că sistemul RO e-factura este aplicat încă de la 1 iulie 2022 de o parte dintre firmele românești (pentru facturările B2G, produse cu risc fiscal ridicat sau voucherele de vacanţă), dar majoritatea companiilor au așteptat decizia Consiliului UE privind facturarea electronică generalizată, EY România a derulat un studiu pentru a înțelege cât de pregătiți sunt agenții economici să se integreze în sistemul RO e-Factura generalizat şi care ar fi perioadele de timp de care au nevoie pentru o înrolare cu succes în sistem. 

Vestea bună este că o mare parte dintre respondenți au ca obiectiv principal în această perioadă pregătirea pentru momentul facturării integral electronice, majoritatea covârșitoare a respondenților (78%) fiind în temă cu faptul că autoritățile fiscale iau în calcul ca programul e-Factura să devină aplicabil cu caracter generalizat şi că acest lucru s-ar putea întâmpla chiar de la 1 ianuarie 2024. 

Vestea mai puțin bună este că, la mai puțin de 6 luni înainte de 1 ianuarie 2024, se desprind o serie de provocări, pentru care ar fi nevoie de mai mult de o jumătate de an pentru rezolvare. 

„În așteptarea unei decizii din partea autorităților fiscale cu privire la data exactă de la care facturarea electronică devine obligatorie în România, companiile ar fi trebuit să înceapă deja demersurile pentru a putea integra procesele şi sistemele de facturare utilizate în prezent cu sistemul RO e-Factura. 1 ianuarie 2024 se apropie cu pași repezi şi, chiar dacă autoritățile vor decide să amâne adoptarea e-factura la o dată ulterioară lui 1 ianuarie 2024 sau să acorde o perioadă de grație, așa cum s-a întâmplat în cazul altor raportări fiscale, precum SAF-T sau RO-transport, experiența practică ne-a arătat că o astfel de implementare necesită cel puțin 6-12 luni , depinzând bineînțeles de diversitatea operațiunilor economice, dar şi de particularitățile și nivelul de integrare și automatizare a soluțiilor de facturare folosite în prezent de companii”, arată Georgiana Iancu, Coordonatorul Practicii de Taxe Indirecte și Digitalizare Fiscală, EY România.

Din punct de vedere al canalelor de transmitere a facturilor, din sondajul EY reiese că modul în care mediul de afaceri românesc facturează în acest moment este destul de eterogen, cele mai multe companii utilizând un mix de canale. 

Astfel, la întrebarea privind căile prin care sunt emise și comunicate în prezent facturile către clienți, 57% dintre respondenți au declarat că fac acest lucru electronic (cu 11% dintre respondenți care utilizează EDI), 11% comunică prin poștă/curier pentru exemplarele printate, 22% facturează atât electronic, cât şi pe hârtie, iar restul de 10% facturează prin diverse canale fiind înrolați şi în sistemul RO e-factura pentru produsele cu risc sau canalul B2G. 

Cât privește facturile de la furnizori, acestea sunt primite în cele mai multe cazuri electronic – 44% (e-mail, EDI), apoi prin curier/poștă (imprimate pe hârtie) – 30%, prin SPV și unul din canalele de mai sus pentru facturile aferente bunurilor cu risc fiscal ridicat sau pe relația B2G – 5%, alte căi (de exemplu, atât electronic, cât şi pe hârtie) – 21%. 

În privința modului de preluare a datelor aferente facturării clienților în sistemul financiar-contabil, 85% din respondenți au indicat faptul că procesul este automat sau semi-automat. La polul opus, în ceea ce privește facturile primite de la furnizori, a reieșit că datele din facturi sunt preluate în proporție semnificativă, respectiv 66%, manual. „Aceasta arată că, deși putem vorbi despre costuri de implementare ridicate, standardizarea adusă de e-factura ar trebui, în timp, să fie însoțită de o reducere a timpilor necesari procesării facturilor, dar şi a costurilor aferente”, precizează Georgiana Iancu. 

În ce măsură consideră companiile românești că sunt pregătite pentru aplicarea facturării electronice de la 1 ianuarie 2024? „Nu suntem pregătiți” – au răspuns 39%, respectiv 32% care au declarat că  sunt pregătiți în proporție de 30-50%. Surprinzător sau nu, aproape o treime dintre cei intervievați au spus că nu au analizat încă impactul acestei cerințe.

„Vedem din răspunsurile primite şi faptul că 42% din respondenți au început analiza specificațiilor pentru e-factura şi consideră că au înțeles cerințele în proporție de 50%. Acest fapt ne arată că sunt încă destul de multe detalii care nu au fost înțelese de companiile respondente şi care necesită analiză suplimentară şi îndrumări din partea autorităților fiscale sau a unor experți în facturare electronică, ceea ce justifică şi termenele mai extinse de care vor avea nevoie companiile pentru a se conforma noilor reguli de facturare, așa cum relevă şi datele primite în sondajul EY”, arată Georgiana Iancu. 

Întrebați care ar fi un intervalul considerat rezonabil pentru conformarea la regulile de facturare electronică prin intermediul platformei disponibile prin Ministerul de Finanțe, respondenții au indicat astfel: 30% din companii au nevoie de 6 luni până la 1 an, 26% din companii au nevoie de 1 până la 2 ani, în timp ce 20% din companii au nevoie de peste 2 ani. „Surprinzător sau nu, 24% din respondenți estimează că au nevoie de până la 6 luni pentru conformare, însă trebuie să avem în vedere faptul că în această categorie sunt cel mai probabil incluse şi acele companii care au făcut deja pași pentru facturarea prin sistemul RO e-factura prin prisma produselor cu grad ridicat de risc sau a facturilor B2G”, mai explică Georgiana Iancu.

Principalele costuri suplimentare pe care companiile consideră că le vor avea pentru adaptarea la cerințele RO e-Factura vor fi generate de implementarea unei soluții tehnice care să permită generarea facturii electronice, comunicarea prin SPV și procesarea ulterioară a mesajelor generate din SPV în legătură cu e-Factura, au exprimat peste trei sferturi (76%) dintre companiile participante la sondajul EY. Au urmat, în ordine, asigurarea unei piste de audit între factura tradițională și e-Factura (arhivare, reconciliere, trasabilitate) – 11%, costuri cu resurse umane suplimentare  – 5%, în timp ce 7% din respondenți se arată îngrijorați de toate aceste constrângeri. Surprinzător, doar 1% din respondenți şi-au ridicat problema asupra unui potențial impact asupra fluxurilor de numerar, în cazul condiționării de către clienți a plății facturilor de transmiterea prin SPV. 

„Preocuparea exprimată cu precădere asupra costurilor generate de o astfel de implementare este justificată întrucât, în funcție de diversitatea canalelor de facturare utilizate în prezent, toate acestea vor trebui aliniate și integrate cu un singur canal de facturare, RO e-factura. În același timp, companiile vor trebui să se preocupe și de cum vor asigura de acum înainte o pistă fiabilă de audit între factură și bunurile/serviciile facturate, dar şi de modul în care sunt pontate facturile în contabilitate. Concluzionând, amintim companiilor că facturarea electronică, în completarea SAF-T, va permite administrației fiscale să dețină o bază de date ce poate acționa ca unică sursă de adevăr. Având acces la toate datele financiar-fiscale, baza de date a autorității fiscale va deveni cea mai validă versiune a acestor date. Prin urmare, companiile vor trebui să se asigure că informațiile din sistemele ERP se potrivesc întocmai cu ceea ce se regăsește în baza de date a administrației fiscale”, concluzionează Georgiana Iancu.