Instrumentele de monitorizare a angajaților remote pot pune companiile în pericol

Peste 98% dintre angajații din domeniul IT clasează posibilitatea de a lucra în regim hibrid sau remote în topul priorităților lor când vine vorba de alegerea sau păstrarea unui loc de muncă. 

Regimul de muncă de la distanță, care a cunoscut o rată de adopție cvasi-generalizată în timpul pandemiei și a fost continuat și după eliminarea restricțiilor, multe companii preferând pentru o perioadă să le ofere în continuare angajaților posibilitatea de a lucra în regim de telemuncă, ridică și o serie de provocări companiilor.

Foarte multe dintre organizații au căutat încă din perioada pandemiei introducerea unor instrumente de monitorizare a activităților și productivității angajaților, însă acestea au fost întâmpinate de multe ori cu reticență de către angajați. În acest context, experții în dreptul muncii avertizează asupra faptului că organizațiile se pot confrunta cu serioase probleme în gestionarea resursei umane la distanță, care pot decurge chiar și în litigii juridice, sau cu amenzi în cuantum de 2% până la 4% din cifra de afaceri

Potrivit experților în dreptul muncii, companiile se pot baza pe anumite linii directoare atunci când analizează implicațiile legale ale unor astfel de opțiuni de monitorizare a angajaților.

„Companiile trebuie să aibă argumente contextuale foarte solide care să justifice de ce soluția implementării unor instrumente de monitorizare a angajaților la distanță este singura care le poate ajuta în realizare scopului pretins. Prevederile legale trebuie întotdeauna să fie corelate cu contextul faptic al companiei care utilizează asemenea sisteme. Riscurile se împart între posibilitatea unei amenzi, iar aici stabilirea cuantumului amenzilor este, practic, la discreția autorităților de supraveghere din statele membre – ANSPDCP, la noi – iar acestea trebuie să respecte condițiile în materie din cuprinsul GDPR și să nu depășească acele cuantumuri maxime impuse în regulament – 10 milioane de euro sau 2% din cifra de afaceri pentru unele încălcări, 20 de milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri pentru altele, riscul reputational – de obicei, aceste sanctiuni devin publice, in Romania, de exemplu, sunt publicate numele companiilor sanctionate, sau chiar riscul de a fi obligați la daune morale de către persoanele afectate de aceste monitorizări”, susține Andreea Suciu, Managing Partner, Suciu – Employment and Data Protection Lawyers.

Ce pot face companiile care vor să monitorizeze activitatea angajaților pentru a se feri de litigii

Experții mai adaugă și că particularitățile activităților pot genera diverse riscuri și provocări companiilor. Astfel, motive care au în vedere protejarea proprietății intelectuale pot constituii argumente bune pentru adoptarea unor soluții de monitorizare a activității angajaților. Orice companie interesată ar trebui să fie pregătită să răspundă la întrebări precum: De ce sunt insuficiente clauzele contractuale în protejarea drepturilor de proprietate intelectuală? De ce măsurile de securitate nu oferă o protecție suficientă pentru drepturile dumneavoastră de proprietate intelectuală.

Pentru a se asigura că monitorizarea angajaților se produce în termeni legali, companiile trebuie să urmeze anumiți pași, indică experții.

„O evaluare a impactului asupra protecției datelor a soluției software intenționate – deși nu este un pas legal obligatoriu, având în vedere categoriile de date pe care le poate colecta, de exemplu, aplicațiile utilizate, timpul alocat per aplicație, numele site-urilor, capturile de ecran, accesul la unitatea externă etc. Astfel, se recomandă realizarea unei înțelegeri a tehnologiei utilizate și a impactului acesteia asupra persoanelor vizate, în speță angajații De asemenea, o evaluare a intereselor legitime ale companiei și de ce un astfel de interes prevalează asupra drepturilor fundamentale ale angajaților este o necesitate și ar trebui să explice de ce poate fi efectuată o astfel de activitate. Astfel, este necesară trimiterea unei notificări prealabile, întrucât angajații trebuie informați înainte de a instala o astfel de soluție. O atenție deosebită trebuie acordată și cerințelor locale – în România, companiile ar trebui să respecte și consultarea prealabilă obligatorie cu sindicatul/reprezentanții salariaților. De asemenea, stocarea datelor de monitorizare nu pot fi stocate mai mult de 30 de zile, perioadele de păstrare mai lungi necesitând un raționament justificat suplimentar” completează Andreea Suciu, Managing Partner, Suciu – Employment and Data Protection Lawyers.

Cum funcționează soluțiile de monitorizare a angajaților la distanță

Majoritatea soluțiilor software de monitorizare urmăresc și înregistrează informații detaliate despre activitatea utilizatorului, istoricul căutărilor web ale utilizatorului, timpul de inactivitate, mesajele instantanee, mișcarea fișierelor, productivitate, descărcări, încărcări, lucrări de imprimare, utilizarea dispozitivului USB, acces la rețea și multe altele, în funcție de preț, configurații tehnice ale software-ului etc.

De fiecare dată când se deschide un nou program, software-ul va colecta automat un set de date. Aceste informații sunt ulterior compilate într-un raport de urmărire a „productivității”, pe baza căruia compania devine capabilă să își ajusteze procesele de afaceri. Pe lângă urmărirea activității online, alte soluții avansate înregistrează și ecranul utilizatorului, permit vizualizarea în direct a ecranului computerului, transmiterea/înregistrarea video live de la camera web și chiar înregistrarea vocală (opțional). Toate acestea permit companiilor să-și stabilească activitățile și să-și înțeleagă productivitatea și sarcinile care necesită timp.

Angajații privesc însă cu îngrijorare instrumentele de monitorizare a activităților de la distanță, invocând disconfortul creat de senzația de supraveghere, disconfort constant și care pe termen lung poate afecta însăși productivitatea salariatului, indică experții în dreptul muncii.