Un angajat român dintr-un departament HR pierde 40% din timpul de lucru cu proceduri birocratice

O pondere de 40% din timpul unui angajat din departamentul de resurse umane (HR) este ocupat de birocraţia inutilă a semnării şi arhivării documentelor de muncă, în lipsa semnăturii electronice, arată concluziile unei analize de specialitate, realizată de un producător de software.

„Introducerea semnăturii electronice pe documentele de muncă şi arhivarea lor automată au condus la eliminarea unei risipe importante de timp pentru angajaţii din HR. 10% dintre angajaţii noi îşi părăsesc angajatorul în prima lună de la angajare, procent care ar putea fi diminuat dacă HR-ul s-ar ocupa mai atent de procesul de integrare în echipă a noilor colegi. O companie poate să îşi digitalizeze astăzi semnarea documentelor de muncă şi să le şi arhiveze electronic cu doar 0,1 euro per semnătură, un cost aproape nesemnificativ pentru angajator. Însă, economiile de timp, bani şi resurse care îmbunătăţesc securitatea datelor şi arhivarea lor în siguranţă sunt nepreţuitele avantaje ale semnăturii electronice. În plus, angajatorii care folosesc semnătura electronică promovează responsabilitatea faţă de mediu şi reduc la minimum erorile umane în gestiunea actelor angajaţilor”, explică Adrian Dinu, fondator şi director general al grupului de firme Creasoft.

Conform analizei, unul dintre cele mai mari „coşmaruri” ale directorilor de resurse umane – procesul de semnare a actelor de către angajaţi – se apropie de final, pe măsură ce tot mai mulţi angajatori adoptă semnătura electronică pe documentele de muncă. În prezent, un angajat din zona de execuţie din departamentul de HR foloseşte aproximativ 40% din timpul de lucru pentru tipărirea, transmiterea, semnarea, colectarea şi arhivarea documentelor de muncă în format fizic necesare fiecărui angajat.

„Actele adiţionale la contractul de muncă, cererile de concediu, instructajele PSI (prevenirea şi stingerea incendiilor) şi SSM (sănătate şi securitate în muncă) sunt doar o parte dintre documentele de muncă care trebuie semnate de salariaţi periodic şi care sunt, de regulă, semnate în format fizic. Unul dintre marile avantaje aduse de perioada de pandemie a fost îmbunătăţirea legislaţiei muncii, care permite, din 2021 încoace, posibilitatea de a semna electronic actele de muncă”, menţionează sursa citată.

Reprezentanţii companiei susţin că angajaţii din România ai producătorului de software pot semna electronic documentele de muncă în platforma Creasoft, fie prin e-mail, fie prin Creasoft Kiosk, sistemul complet de gestiune HR care poate fi pus la dispoziţia companiilor pentru semnarea documentelor, vizualizarea planificării de schimburi de lucru sau înregistrarea de cereri de concediu sau descărcarea de adeverinţe.

Grupul de firme Creasoft IT este compus din mai multe companii de software cu o vechime de 20 de ani, care colaborează cu dezvoltatori software pentru realizarea de produse integrate.

Compania a înregistrat o cifră de afaceri de nouă milioane de lei, în 2022, şi are în prezent un portofoliu peste 400 de clienţi.