Potrivit analiștilor Accace, companiile private pot decide care este suma pe care o vor aloca pentru delegare, în condiţiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil. În lipsa unui contract colectiv de muncă, este recomandat ca indemnizația de delegare să fie stabilită prin contractul individual de muncă și prin regulamentul intern al companiei.
Durata maximă de delegare poate ajunge cel mult la 60 de zile calendaristice în 12 luni și se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, însă numai cu acordul salariatului. În Uniunea Europeană, în majoritatea statelor membre, diurna zilnică se ridică la 35 euro, cu un plafon fiscal de 87,5 euro pe zi, respectând limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat.
Cum se stabilesc costurile acoperite de angajator în cazul deplasărilor de serviciu
În cazul deplasărilor în afara țării, indemnizația de delegare neimpozabilă pentru angajații români din domeniul privat este de 2,5 ori nivelul legal al diurnei reglementate pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar. Aceasta se acordă în funcție de suma stabilită prin lege în țara unde se realizează călătoria de afaceri. Perioada pentru care se acordă diurna zilnică în străinătate se poate determina în funcție de mijlocul de transport utilizat (de ex. tren, mașină și/sau avion), respectiv momentul trecerii frontierei sau decolării și aterizării avionului.
Pentru deplasările efectuate în interiorul țării, diurna neimpozabilă se stabilește la nivelul legal acordat de către instituțiile publice, indexată cu 2,5. Suma se acordă pe zi calendaristică, fiind calculată de la plecarea până la întoarcerea în localitatea în care salariatul își are locul permanent de muncă. În ceea ce privește cuantumul diurnei datorate pentru o zi de delegare, legislația din România nu impune vreo limitare angajatorilor privați, însă stabilește un plafon neimpozabil de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului, pentru personalul autorităților și instituțiilor publice. Acest cuantum se traduce în 57,5 lei pe zi, în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat.
Ce trebuie să știe angajații care se pregătesc de o călătorie în interes de serviciu
Potrivit specialiștilor Accace, indemnizația de delegare include, de exemplu, costul de masă și cheltuieli neprevăzute: taxe de oraș, autostradă și parcare, inclusiv taxe de internet. Cheltuielile de deplasare sau transport precum: bilet de avion, bilet de călătorie, combustibil, respectiv cheltuielile de cazare sunt și ele deductibile. Documentele necesare pentru justificarea acestor cheltuieli includ, de exemplu, decizia de delegare emisă de angajator, ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli, facturile de cazare și transport, respectiv boarding pass-urile pentru deplasările cu avionul. Una din cele mai eficiente metode de coordonare a tuturor acestor documente sunt software-urile dedicate gestiunii și decontării cheltuielilor presupuse de călătoriile de afaceri, puse la dispoziție de companiile care asigură servicii de salarizare și administrare de personal.
Diurnele sunt considerate drepturi ale angajatului
Deși plata cheltuielilor de transport, cazare și indemnizația de delegare sunt drepturi garantate salariaților prin lege și/sau prin contractul colectiv de muncă, Codul Muncii nu stabilește explicit o sancțiune contravențională pentru situațiile în care aceste drepturi nu sunt respectate de către angajator. Însă, angajații care se consideră lezați în privința acestor drepturi au la dispoziție mijloace civile pentru a solicita respectarea lor, conform legii. Ca urmare, angajatorul ar putea fi supus unor costuri legale, inclusiv cheltuieli de judecată și executare, dobânzi și penalități pentru neplata sumelor datorate angajatului etc.
