Companiile ar trebui să acorde o atenție sporită proceselor de salarizare, în condițiile în care digitalizarea fiscală ar putea extinde cerințele de raportare și verificare și în această zonă, potrivit unei analize realizate de EY România.
‘După SAF-T, e-Factura și e-Transport, companiile ar trebui să privească mai atent zona de salarizare. Nu există astăzi un proiect SAF-P în România, dar direcția digitalizării fiscale arată clar că datele salariale nu vor rămâne mult timp în afara radarului autorităților’, se arată în analiza semnată de Claudia Sofianu, partener, People Advisory Services Leader, EY România.
Potrivit cercetării, România a intrat deja în era conformării fiscale bazate pe date.
‘SAF-T, transmis prin Declarația informativă D406, e-Factura, e-Transport și schimbul tot mai amplu de informații între instituții au schimbat profund relația dintre contribuabili și administrația fiscală. Nu mai vorbim doar despre declarații depuse la termen, ci despre baze de date, codificări și reconcilieri care pot fi citite, comparate și verificate mult mai rapid decât în trecut’, notează sursa citată.
Standard Audit File – Payroll (SAF-P) este un standard al Organizației pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE), publicat în aprilie 2010 de Forum on Tax Administration, se precizează în document. El descrie o structură prin care datele de salarizare pot fi extrase din sistemele companiilor și puse la dispoziția autorităților sau auditorilor într-un format standardizat.
‘Dacă SAF-T privește, în principal, date contabile și fiscale, SAF-P mută aceeași logică în zona salarială: angajați, venituri, impozit pe venit, contribuții sociale, beneficii, perioade de plată și ajustări. Diferența este importantă. SAF-P intră într-un teritoriu mai sensibil, aflat la intersecția dintre fiscalitate, legislația muncii, securitate socială, timp de lucru, mobilitate internațională și politici de HR. Într-o formulare simplă, SAF-T întreabă: ‘poți explica datele tale contabile?’. SAF-P ar întreba: ‘poți explica datele tale salariale?’, mai arată analiza.
La nivel internațional, SAF-P nu a avut aceeași traiectorie de adopție ca SAF-T. Există ca standard OCDE și ca model de referință, dar nu există, în prezent, o hartă amplă de implementări naționale oficiale în forma exactă a standardului.
‘România are deja suficiente exemple locale care arată direcția. Declarația 112 colectează lunar informații despre impozitul pe venit și contribuțiile sociale. REGES conține date esențiale despre contractele de muncă. SAF-T, e-Factura și e-Transport extind logica datelor structurate către alte zone ale economiei. Privite împreună, aceste sisteme arată că statul își construiește treptat o capacitate mai mare de a corela informații din surse multiple’, se precizează în document.
Potrivit analizei, activitatea de salarizare nu reprezintă doar un calcul lunar al salariilor.
Documentul arată că, în multe organizații, problema nu este că activitatea de salarizare nu funcționează, ci că aceasta este gestionată prin prea multe sisteme diferite: unul pentru pontaj, altul pentru resurse umane, altul pentru salarizare și altul pentru contabilitate. SAF-T a arătat că diferențele mici, tolerate ani de zile în sisteme, devin vizibile atunci când datele sunt extrase standardizat.
Într-un scenariu de tip SAF-P, vulnerabilitățile ar apărea în altă zonă, dar cu aceeași claritate: codificarea beneficiilor, tratamentul indemnizațiilor, calculul contribuțiilor, veniturile angajaților mobili, corelarea absențelor cu salariul și reconcilierea cu financiarul.
De aceea, SAF-P nu ar trebui privit ca o discuție despre un fișier tehnic. Este, mai degrabă, o discuție despre guvernanța datelor de personal și payroll: cine deține datele, cine le validează, cine decide tratamentul fiscal al beneficiilor și cine poate explica rapid o diferență atunci când autoritatea o identifică înaintea companiei, notează sursa citată.
Conform analizei, pentru directorii financiari, payroll-ul trebuie inclus în agenda de control financiar și de risc. Costurile salariale sunt printre cele mai mari costuri ale unei organizații, iar datele asociate lor au impact direct în contabilitate, cash flow, bugete și controale interne.
Pentru tax manager, SAF-P este un semnal timpuriu că zona taxelor salariale va depinde tot mai mult de calitatea datelor. Nu va mai fi suficientă interpretarea corectă a legii și va conta dacă interpretarea se reflectă corect în coduri, reguli de sistem, tratamente automate, documentație și raportări recurente, se mai arată în document.
‘Pentru directorul de HR, concluzia este poate cea mai directă: digitalizarea fiscală ajunge inevitabil și în zona oamenilor. Datele de HR nu mai sunt doar administrative. Ele devin date de conformare, date de risc și date care influențează experiența angajaților. O politică de beneficii bine intenționată, dar prost codificată în payroll, poate crea expuneri fiscale. Un model de lucru flexibil, dar insuficient documentat, poate ridica întrebări privind taxarea, contribuțiile sociale sau dreptul muncii. Poate că România nu va implementa SAF-P sub această denumire. Poate va continua să dezvolte raportări locale, integrate treptat, în jurul sistemelor deja existente. Dar direcția este greu de ignorat’, susțin autorii analizei.
Conform sursei citate, după contabilitate, facturare și transporturi, payroll-ul este una dintre zonele în care autoritățile vor cere, probabil, mai multă transparență digitală.
‘Pentru CFO, tax manager și directorul HR, pregătirea nu înseamnă să anticipeze numele viitoarei raportări, ci să se uite onest la calitatea datelor, la controalele interne și la felul în care HR, payroll, financiar și tax lucrează împreună’, a adăugat autoarea analizei.
EY furnizează, prin intermediul celor peste 1.000 de angajați din România și Republica Moldova, servicii integrate de audit, asistență fiscală, juridică, strategie și tranzacții, consultanță către companii multinaționale și locale.
